主动担当作为 加强合同管理——沈阳农业大学审计处合同审核工作纪实

发布时间:2022年09月07日  来源:沈阳农业大学  发布人:审计处

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  沈阳农业大学是中央与地方共建的全国重点大学,也是辽宁省唯一一所农业本科院校学校拥有比较完整的农业教育科研体系设有16个学院、4个教学部(中心)现有教师1727人,在校生19793人

  学校审计处在校长的直接领导下,把“寓服务于监督之中”作为内部审计工作理念,依法依规开展内部审计监督和服务工作。近年来,审计处坚持理念创新和服务创新,积极建言献策,主动担当作为,在规范和加强学校经济合同管理工作中发挥了重要作用。

  一、坚持问题导向,推动合同管理制度建设

  随着高校各项事业不断发展,经济活动日益繁多,学校在购买服务、承包工程、设备采购、出租出借国有资产的过程中与其他民事主体签订合同的情况也越来越多。通过审计发现,学校在合同管理中存在管理分散 、二级单位自主对外签订合同、合同条款不规范、风险防范不到位等问题。针对此类问题,审计处向学校提出加强合同管理从制度入手的建议,牵头并会同财务处、国有资产管理处、科研院、党政办公室等相关部门制定了《沈阳农业大学合同管理办法》(以下简称《合同管理办法》)。《合同管理办法》于2020年初出台,明确了学校按“统一领导、归口管理、分级负责”的原则管理合同;规定了校长全面负责合同的管理工作,牵头订立和签署合同的单位、部门及科研项目或课题组的主要负责人为直接责任人;分管校领导、学校审计处、财务处、国有资产管理处、科研院、党政办公室依照岗位职责负责审核与管理工作。只有通过审核、审批及签署程序,并保证电子版合同与纸质版合同完全一致后,方可申请加盖“沈阳农业大学合同专用章”;对未经学校审核批准,擅自签订的合同学校不予办理资金往来及相关业务并追究相应的责任。

  为严格贯彻执行《合同管理办法》,有效发挥审计监督作用,审计处根据相关法规,结合学校实际,起草了《沈阳农业大学合同审计实施办法》(以下简称《合同审计实施办法》),并经校长办公会审议通过。《合同审计实施办法》规定,合同审计包括“合同订立审核”和“合同履行情况审查”两个方面。“合同订立审核”为常规审计行为,不予下达审计通知书,牵头部门在合同签署前,应按要求将合同审核所需资料报审,审计处对报审的合同提出明确的审核意见,未经审核或未按审核意见修改、完善的合同,学校将不予签署。“合同履行情况审查”将实施专项审计,审计处将按审计程序下达审计通知书、实施审计,并出具审计报告。

  二、利用信息化手段,提高合同审核效率

  学校《合同管理办法》出台后,审计处需要对全校所有对外签订的合同在签订前进行审核,如果按以前合同审核模式,签订合同的教职工,需要多次往返于本部门、审计处、党政办公室等多个单位。同时,由于学校审计力量有限,需签订的合同数量巨大,合同审核意见如不能及时出具,还可能贻误经济活动的时机。为提升合同管理质效,审计处积极改进工作方法,采用“互联网+”合同管理模式,牵头在学校“OA系统”开发了“合同审核流程”,将合同送审、合同审查、合同签署、合同备案等流程整合一体,实现了合同管理全流程网上办理,提高了合同管理的质量和效率。具体流程为:由合同牵头部门在初步审查的基础上将资料传入流程,系统根据合同的不同类型自动会同财务处、资产处、科研院等部门对合同进行审核,各部门审核时要提出明确的意见,需修改的合同返回到发起人。审核通过后,合同自动转入审计处审核程序,审计处对合同的审核设置初审人、复核人的双审核机制。在审核过程中重大或重要合同,审计处会征求学校法律顾问意见并组织有关专家进行论证。合同通过职能部门审核后,按合同类型由各分管校领导审核批准,系统自动生成合同编号,由党政办公室负责对审核批准后的合同履行用印登记、盖章程序,并按编号顺序保存一份原件存档。合同签订后由牵头部门及执行部门按合同约定条款组织实施。审计处按照审计计划安排,对合同的管理及执行情况进行审计,对执行周期较长或金额巨大的合同进行全过程监督。

  三、敬业担当,创新实干,合同管理规范有序

  在管理办法的制定过程中,审计处主动担当作为,对合同内容及条款的规范性、合法性、严密性及可行性进行审核,监控由此可能带来的经济风险和权益损害;对合同订立和履行情况实施审计监督与管理。在几个职能部门中审计处积极采取措施,建立网上审核流程并在全校应用;流程启用后,为保证审核质量,审计处由副处长担任初审人,处长担任复核人;为了提高审核效率,除特殊合同外,审计处做到合同审核不过夜,同时根据合同审核经验,总结了合同签订时需关注的问题,制定了常用合同模板,规范了合同条款,方便教职工参考的同时也提高了工作效率。

  合同审核流程的建立与应用,使学校合同管理更加规范,提高了合同签订效率,规避了风险,实现了“让数据多跑路,师生少跑腿”的服务目标。也使疫情期间的合同签订审核工作得以有序地办理

  合同审核流程运行两年来,审计处审核合同6285份,合同金额达3.13亿元,提出修改建议2600余条。通过对合同的规范化管理,近两年学校没有因合同管理不规范或因合同存在明显漏洞导致违约或败诉赔偿等情况。

  审计处用敬业奉献、创新实干诠释了忠诚与担当,有力地推动了学校内控建设,使合同管理更加规范,为学校各项事业健康发展保驾护航。

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